Hoe plan ik een overleg

hertenJaarlijks vinden er overleggen plaats binnen onze zorginstelling over de cliënten. Hiervoor worden ook de ouders en/of de wettelijke vertegenwoordiger uitgenodigd.
Deze keer is de bespreking van een begeleidingsplan aan de orde. Ik bel Maria, de moeder van Adam.

Het is maandagmorgen kwart over 9.
‘Met Maria’. ‘Dag Maria, je spreekt met John, de begeleider van Adam’.
‘Oh, hallo John, is er iets aan de hand. Je belt wel erg vroeg?’ Haar verbazing begrijp ik, omdat we met Maria een vaste bel avond hebben afgesproken als er wat overlegd moet worden.‘Neen hoor, hoewel eigenlijk wel’. ‘Vertel, wat is er aan de hand’, vraagt Maria. ‘Zoals je weet hebben we binnenkort we de jaarlijkse bespreking over Adam’.
‘Prima, stuur mij het begeleidingsplan dan maar toe, zodat ik het vast kan doorlezen’, reageerde Maria snel ‘ik moet nu verder met mijn werk’. Straks komen de kinderen thuis en dan kan ik niets meer doen.’
‘Dat kan niet’, zei ik.
‘Waarom niet, dat gebeurt toch ieder jaar zo?’.
‘Morgen is de bespreking al. Dat weet je toch?’ ‘Vandaar nog even mijn telefoontje of je morgen om 9 uur er bij kunt zijn. We hoorden namelijk niets meer van je’. Het blijft even stil aan de andere kant van de lijn.
‘Om 9 uur? Morgen?’ Maria was duidelijk verrast.
‘Jullie zijn aardig op tijd om me dit te vertellen’.
‘Oh, ik dacht dat je het al van deze afspraak wist!’
‘Neen, ik hoor het nu voor het eerst’. Ze klinkt geïrriteerd.
‘Maar  je kan toch wel komen?’ vraag ik.
Maria is duidelijk overrompeld. ‘Ik zal eerst even in mijn agenda moeten kijken. Realiseer je wel hoe ver het reizen is naar jullie toe. Meestal staan deze afspraken pas in de middag gepland en op woensdagmiddag. Ik zou nu dus al om 6 uur ’s morgens van huis moeten. Hoe moet het met onze andere kinderen. Die moeten ‘s morgens ook nog naar school gebracht worden!’
‘Ja, dat begrijp ik Maria, maar ik zou het bijzonder op prijs stellen wanneer je toch probeert te komen. Alle begeleiders en de orthopedagoog kunnen alleen morgen en anders wordt het weer zoveel maanden later’.
‘Of anders bespreken we het begeleidingsplan zonder jou en geven je later de uitslag wel ’, vulde ik aan.

Deze opmerking is Maria net teveel.
Ze wil mee kunnen praten over de zorgverlening rond haar zoon en op deze wijze wordt dat onmogelijk gemaakt. Is het wel reëel van ons om ouders zo in allerlei bochten te laten wringen om gehoor te kunnen geven aan ons verzoek? Neen. Dat is zeker niet goed. De afspraak wordt omgezet, zodat Maria erbij kan zijn.
Na dit gesprek , realiseer ik mij weer dat het beter is dat wanneer er agenda’s getrokken worden, ook de ouders/ wettelijke vertegenwoordigers hierbij meteen  betrokken worden. En er zeker niet van uitgaan  mag worden dat de ander toch wel kan…! Hetzelfde betreft ook afzeggingen. Want dat gebeurt ook, dat we nog wel eens een afspraak een uur van tevoren afzeggen en ons dan niet meteen realiseren dat ouders al eens onderweg kunnen zijn of zich ook vrij plannen.
Betrokkenheid van ouders zou meer gestimuleerd moeten worden, en dat kan gewoon door hen actief erbij te betrekken en niet door hen voor de keuze te stellen: je komt en je maakt je vrij of anders maar niet….

En ons overleg? Deze verliep naar wens. Ieder kon zich goed voorbereiden door vooraf inzage in de stukken te krijgen. Hiermee werd ook de vergadering bekort en zo kon Maria ook nog even bij onze zoon langs.

 

Geef een reactie